Administração de materiais

A Administração de Materiais não se relaciona exclusivamente com o controle de estoques, envolve um amplo campo de relações interdependentes materiais e financeiras e que precisam ser bem administradas para reduzir custos e evitar desperdícios, alavancando os resultados da empresa como um todo.

A administração de materiais consiste em vários processos:

• Identificação e seleção de fornecedores: este processo é fundamental para o bom andamento das operações internas da empresa. Pois os fornecedores devem ser criteriosamente avaliados, bem como seus produtos. Os aspectos que devem ser analisados são: comprometimento, seriedade, pontualidade, qualidade, preço e entrega. De uma forma geral, os que apresentarem melhor custo benefício serão os aprovados.
• Levantamento de demanda: este assunto integra uma série de atividades, consumo das matérias primas/ ficha técnica do produto (esta atividade auxilia no controle do consumo das matérias primas para que a previsão de gasto seja cumprida), PCP (planejamento e controle da produção), analise das necessidades de compra considerando e abatendo os itens existentes em estoque atualmente.
• Encaminhamento de pedidos/ordens de compra aos fornecedores: de acordo com a demanda levantada no processo anterior e obedecendo a disponibilidade financeira da empresa (dinheiro disponível em caixa e metas de compra), os pedidos são elaborados e encaminhados aos fornecedores com as entregas planejadas e programadas para que os estoques não se acumulem. Os pedidos quando gerados, saem acompanhados de um número que servirá de controle interno e ainda para conferência das matérias primas no ato da entrega.
• Follow-up (acompanhamento dos pedidos junto aos fornecedores): este acompanhamento se faz necessário e é uma ferramenta muito importante para o bom andamento e a não interrupção da produção. Pois com esse processo conseguimos sempre nos antecipar caso algum material seja entregue atrasado e ou não seja enviado na data prevista. A partir dai conseguimos tomar decisões e ações alterando os produtos que serão fabricados para que a produção não seja afetada.
• Recebimento dos materiais: quando os pedidos/ ordens de compra forem emitidos e enviados aos fornecedores, uma cópia deve ser encaminhada para o setor de almoxarifado, onde o responsável usara a mesma para conferência das matérias primas e insumos, em quantidades, valores e volumes.
• Inspeção das características técnicas: para executar esta atividade é necessário ter muito conhecimento técnico das matérias primas e insumos utilizados na empresa, conhecer bem os fornecedores e acima de tudo, estar alinhado quanto aos critérios de aceitação da empresa. O ideal é que a organização forneça treinamentos, equipamentos e condições necessárias aos colaboradores para executarem a inspeção. Uma pasta contendo a padronização e ou informações dos materiais utilizados no processo deverá estar disponível para ser utilizada na conferência, equipamentos necessários para checar as características técnicas também devem estar à disposição dos funcionários.
• Armazenamento: após a inspeção e depois de serem aprovados as matérias primas e insumos, os mesmos são armazenados no almoxarifado, em um local pré-determinado onde serão conservadas suas características e respeitadas suas particularidades para que se possa obter melhor rendimento, desempenho e maior qualidade.
• Distribuição: se possível o material deve ser armazenado/alocado o mais próximo de onde será utilizado/manufaturado, pois se evita custos desnecessários com transportes e deslocamentos e ainda não se corre riscos de danificar os materiais.

Estoques são mantidos para que a produção não tenha seu ciclo produtivo interrompido, uma vez que isso aconteça, a empresa poderá sofrer graves prejuízos, como arranhar a própria marca, tornando-se um prejuízo incalculável, portanto esse abastecimento deve ser feito de forma consciente, sem deixar de suprir a demanda dos setores da empresa e nem acumular altos estoques. A grande questão é determinar a quantidade ideal de estoque e alinhar as compras de matérias primas de acordo com o fluxo de caixa da empresa. Pois cada empresa, cada segmento exige uma particularidade específica. O certo é que é muito importante ter disciplina, planejamento e organização. Quanto maior for à rotatividade dos estoques, mais eficiente será a administração de materiais, com isso o retorno financeiro retorna mais rápido para a empresa.